Rédiger un cahier des charges pour réussir un appel d’offres

cachier des charges realisee par une directrice marketing et digital de chez reference dmd

Le contexte

Le Sedima est le Syndicat National des Entreprises de Service et de Distribution du Machinisme Agricole, d’Espaces Verts et des Métiers Spécialisés. Il est l’organisation représentative d’une profession et œuvre à la défense des intérêts collectifs, réalise des études et des enquêtes ciblées sur les métiers. Il propose à ses adhérents des compétences et des services spécialisés qui leur permettent d’accéder rapidement à des conseils, outils et publications dédiés.

Les objectifs du Sedima sont de rendre visible ses activités pour ses adhérents et prospects et également d’être reconnu auprès de ses partenaires extérieurs, des pouvoirs publics (ministères du transport, commerce, économie, éducation nationale…), des régions, en s’appuyant sur la valeur créée par et pour ses adhérents. Enfin, le Sedima souhaite disposer d’une vitrine digitale permettant d’exposer ses actions et accompagnements, notamment en matière de formation, études, actualités.


Pourquoi faire appel au temps partagé ?

Le Sedima a fait appel à Référence DMD pour l’accompagner dans la phase de démarrage de refonte de son site web. Cette étape est particulièrement importante car elle nécessite la rédaction d’une expression de besoins détaillée permettant de conduire un appel d’offre débouchant sur le choix d’une agence et les permanents de l’organisation souhaitaient confier cette mission à un expert, en toute  indépendance.

Le temps partagé s’est imposé pour le Sedima pour trois raisons :

  • L’indépendance d’une structure qui n’était pas candidate à exécuter la réalisation du site web
  • La capitalisation sur l’expérience d’autres organisations professionnelles pour lesquelles Référence DMD travaille également sur des sujets approchants.
  • Les expertises marketing et systèmes d’informations qui cohabitent au sein du groupe Référence et qui permettaient d’associer la dimension technique dans le cahier des charges avec notamment la prise en compte des enjeux CRM.

Comprendre l’écosystème, la clé du succès

Le projet a consisté à comprendre l’ensemble des enjeux du Sedima au sein de son écosystème de façon à concevoir le cahier des charges répondant à ses besoins, tout en gardant un principe de réalité de façon à ne pas faire supporter de charge inutile à cette organisation.

Une phase d’interview des principaux acteurs au sein des permanents et de représentants des utilisateurs parmi les adhérents a permis d’identifier les éléments clés de la plateforme cible, consistant en :

  • un site vitrine assurant la visibilité de la mission et des activités du Sedima
  • un moteur de recherche puissant pour faciliter les recherches
  • une interface avec les données clients
  • un outil de gestion de contenu accessible à tous les contributeurs
  • des fonctionnalités de type annuaire, e-mailing …

Digital activity

Briefer des prestataires sur la base d’un cahier des charges, une méthode qui permet de gagner du temps

La compréhension de la spécificité du métier du Sedima, était un point d’attention tout particulier porté dans le brief des agences retenues pour participer à la compétition. Les adhérents du Sedima sont en effet une profession méconnue, située entre les agriculteurs, exploitants et usagers des machines et leurs fabricants qui sont souvent de grands groupes industriels.

Un appel d’offres a ainsi été mené et a débouché sur le choix d’une agence, après quatre soutenances où les candidats ont exposé leurs retours. La réalisation du site web est désormais en cours sur la base des éléments de cahier des charges conçus par Référence DMD.


Article rédigé par Juliette Chapront